社長ブログ

 コラム第3弾の掲載のお知らせです。

今回は、「誰でも分かる図解エクセル（Excel）。ブックの作成・使い方・保存方法」という題名です。
Excelの基本中の基本の機能について書いています。

「誰でも分かる図解エクセル（Excel）。ブックの作成・使い方・保存方法」はこちら

今回も初心者の方向けに簡単な内容ですので、ぜひご覧下さい。

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オフィス・イーユーシーの池本です。
本日は、「市販の業務パッケージ」と「小規模開発」という組み合わせのご提案です。

「市販の業務パッケージ」を使っているという会社も多いことと思います。
「市販の業務パッケージ」を使うと、まったく新規でシステム開発するのに比べて、大幅に低コストでシステムを導入できるというメリットがあるのがその大きな理由のひとつでしょう。
通常、新規で自社向けのシステムを開発すれば、数百万～数千万の費用と数ヶ月以上の時間と人手もかかってしまいます。

「市販の業務パッケージ」の導入はそれなりのメリットがあるのですが、よく聞く話としては次のようなことがあります。
・自社の業務に合わない部分があったり、合わせることができない。
・他のシステムと連動できない。（融通がきかない）
・自社用に機能追加/変更ができない・・・・etc

最近の「市販の業務パッケージ」では結構よくできていて、外部データを受け渡す機能がついているものも多くあります。（中にはわざとデータが取り出せない仕様のものもありますが・・・）

外部データを受け渡す機能がついたパッケージをお使いなら、そのパッケージが持っていない機能の部分を自社開発して実現するということが可能になります。

外部データとして必要なデータを取り出し、自社開発したシステムに取り込んでレポートを作成したり、データ分析したりできるのです。

このようにすることで、「市販の業務パッケージ」のもつ低価格というメリットと、自社向けのシステムの利便性（しかも低コストでの開発）の両立ができるのです。

その際の、システム開発のツールは「FileMaker」が断然お勧めです！
外部データを取り込んで、データベース化して、画面やレポートを素早く作成することが可能だからです。

低予算で、自社向けのシステムを構築する場合のひとつのアイデアとしてご参考になれば幸いです。

 オフィス・イーユーシーの池本です。
さて、本日は「ITを使う理由とは何か？」というテーマで書いてみたいと思います。

そもそも、IT（情報技術）とは何でしょうか？
ウィキペディアで調べると次のようなことが書いてあります。
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情報技術（じょうほうぎじゅつ、英: Information technology、IT）とは、情報処理特にコンピュータなどの基礎あるいは応用技術の総称。通信 (communication) を含める場合はICTと言う。・・・・・・・・・・・・・・
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ITと呼ばれる技術応用は、大きく二つに分類できる。従来手動で行われていた作業をコンピュータで効率化・発展させたものと、従来なかったサービスがコンピュータの応用によってはじめて可能になったものとである。・・・・
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つまり、ITとは、「コンピュータを使って、手作業を効率よく処理することと、まったく新しいサービスをできるようにした」ということのようです。

私の理解では、コンピュータ（ネットを含む）を使うということは次のメリットがあると思っています。
・計算能力の拡大（短時間のうちに多くのデータ処理ができる等）
・コミュニケーション能力の拡大（メールで時間と場所を選ばないコミュニケーションができる等）
・情報収集力の拡大（インターネットでいろいろな情報にアクセスできる等）
・労働可用性の拡大（24時間365日稼働できる等）

まったく新しいサービスというのは、次のような事例ではないでしょうか。
・指紋認証や顔認証などの技術（とても人間では一瞬で判別できません・・・）
・AIを使ったロボット技術（自律型のロボット）

まとめると、ITを使うと、人間の能力を拡大した作業ができるようになると言えます。
特にビジネスでITを使う理由というのは、「作業の効率化」と「情報取得の効率化」ということに集約できるのではないでしょうか？

ここで大切なのは、「作業の効率化」や「情報取得の効率化」のその先の目的は何かということです。
ビジネスでは、ズバリ！「コスト削減」と「売上向上」ですね。

ここで申し上げたいのは、ITを導入していても「コスト削減」や「売上向上」に繋がっていなければ、ITを導入した意味がないということです。

ぜひ、社内のITの利用状況をご確認いただき、「コスト削減」や「売上向上」に繋がっているか検証してみてください。もし、あまり繋がっていないような状態でしたら、その理由と活用案の検討を強くお勧めします！

 先日、「コラムLatte」でのコラム執筆についてお知らせしましたが、第2弾が掲載されましたので、ぜひご覧ください。

今回は、「ゼロから始めるエクセル（Excel）。完全初心者向けの使い方講座」という題名です。
エクセルをさわったこともないぐらいの超初心者向けの内容ですが、１からエクセルの基礎を学びたいという方はぜひご覧になってください。

「ゼロから始めるエクセル（Excel）。完全初心者向けの使い方講座」はこちら

毎回、少しずつ書いていきますので、初心者の方にもご理解しやすいのではないかと思います。
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 普段、業務でExcelを使われていることが多いと思いますが、今回は「業務でExcelを使う時の注意点」について書きたいと思います。

Excelを業務で使っている職場で、次のようなトラブルを耳にすることがあります。

・担当者が作ったワークシートのレイアウトを各人が勝手に変更して、それらが社内で出回っている・・・
・ワークシートの計算式を上書きしてしまって、いつのまにか自動計算されなくなっている・・・
・マクロが組み込まれている重要なワークシートを作った人が退職して、誰もメンテナンスできない・・・
・計算式がたくさん設定されているワークシートを開いたり、操作する時に非常に重たい・・・

これらの状況の原因はいったい何なのでしょう？整理すると次のようなことに分類されると思います。

◆運用ルールの問題
社内でExcelを使う上での運用ルールを策定する必要があります。
①フォーマットの亜種を勝手に作らない
②フォーマットはオリジナルをファイル・サーバなどの共有スペースに置いておく（使う時はそこからコピーする）

◆技術的な問題
計算式を上書きして壊してしまうと、そこにどんな式が設定されていたかは、そのフォーマットを作った人しかわかりません。こういったトラブルを防ぐためには、フォーマットを作る人は、入力できるセル以外に保護をかけて式を壊さないように設定してから配布するようにしましょう。
ワークシートを開くのが重たいのを改善するには、不要な式や外部ファイルの参照を削除したり、自動計算をオフにしたりすることで多少改善します。それでも重たすぎるという場合は、CPUスペックの高いパソコンを使うか、Excelではない方法を検討した方がよいかも知れません。

◆体制の問題
Excelに限らず、属人的なものはなるべく無くすような業務体制が必要かと思います。また、グループ全体のスキルアップも必要です。

Excelは、簡単に使える分、きちっと管理しないと収拾がつかなくなる可能性があることを部門の管理者は認識して対策することをお勧めします。

 株式会社ラクシーズ（LUXEYS.Ltd）が運営する「コラムLatte」というサイトで、 株式会社ラクシーズのご担当者からの依頼で、今週からIT関係の専門家としてコラムを執筆することになりました。

※「コラムLatte」は、専門家や有識者等による、信頼できる情報・ノウハウ・コツを集めた生活情報サイトです。

執筆頻度は、月に１，２回程度ですが、IT初心者向けのコラムを書いていこうと思いますので、ぜひご覧になっていただきたいと思います。

初回は、「Excel（エクセル）のポテンシャルが凄い！便利な使い方まとめ」というコラムで、Excelのポテンシャルについて書いています。ご興味のある方は、ぜひご覧いただけたら幸いです。

「Excel（エクセル）のポテンシャルが凄い！便利な使い方まとめ」コラムはこちら

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今後は、Excelを掘り下げて、初心者向けに解説していく予定ですので、お楽しみに！

 今回は、「ITベンダーを選ぶ際の留意点」について書きたいと思います。

普段から、特定のITベンダーとお付き合いがある会社がほとんどだと思いますが、どのような方針で発注されているでしょうか？

通常、業者は以下のようにに分けられるかと思います。
①サーバやPCのコンピュータ・メーカー
②パッケージ・ソフトの販売会社、あるいは、その開発会社
③独立系のソフトウェア開発会社

では、上記のような業者から、ITシステム導入に関するプロジェクトを発注する場合、どのような業者を選べばよいのでしょうか？

一般的に、付き合いのある業者に声をかけたり、サイトで調べたりして新規業者に依頼したりして、システム提案書を提出してもらって、その提案内容から決めるということになるでしょう。

私がここで言いたいのは、①のコンピュータ・メーカーや②のパッケージ・ソフトメーカーの場合は、最終的に自社製品の販売に結び付けるような提案になっているのではないか？ということです。必ずしもそうではない場合もあるかと思いますが、その傾向が高いのは否定できない筈です。

独立系の場合は、自社製品を使わなければならないという制約がない分、柔軟性のある提案が可能です。しかし、ハードウェアの導入を伴う場合は価格がコンピュータ・メーカーほどは安くない可能性はあります。

要は、そのプロジェクト毎に、機能、コスト、利便性、業者の信頼性などを総合的に判断して決めることだと思います。必要なら、ITコンサルタントを頼んでアドバイスを受けることもお勧めします。

いつも、この業者に頼んでいるからと何の判断もしないで、盲目的に業者を選ぶことは避けるべきだと思います。

「ミラサポ」というサイトをご存知でしょうか？
www.mirasapo.jp

「ミラサポ」は、中小企業庁が中小企業・小規模事業者の支援をするため補助金の情報、無料専門家の派遣、ビジネス創造コミュニティ（SNS)を提供するサイトです。

本日、私（池本）も、地域プラットフォームの推薦を受けて、ITの専門家として登録いたしましたので、IT支援をご希望される小さな会社やお店の皆様は、ぜひ、このサイト経由でご依頼下さい。

謹賀新年
昨年中は格別のご厚誼を賜りましてありがとうございました。
本年も何卒よろしくお願い申し上げます。

先程、近所の神社に家族（＋1匹）と初詣に行き、世界平和と商売繁盛を祈願してきました。
今年のおみくじは、珍しく「大吉」を引き当てました。
今年は何かよい年の予感がいたします。
皆様にとりましても、幸多き年となりますように心よりお祈り申し上げます。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　合同会社オフィス・イーユーシー　代表　池本伸治

 いよいよ年の瀬ですね。
大掃除は終わりましたでしょうか？窓ガラスをふいたり、普段掃除しない場所を掃除機をかけたり、電気の傘をふいたりと大忙しですね・・・

本日は大掃除、と言っても、家の中の片づけではなく、パソコンの大掃除のことを書きます。

もちろん、パソコンのケースやディスプレィを拭いたりすることも必要でしょう。特に、外気を取り込むところが埃が詰まっていたりすると、パソコンの内部の温度が上昇して壊れてしまうこともありますから、埃は取った方がよいですね。

ここでは、パソコンに保存されたファイルの整理を指します。
色々なファイルを何でもかんでも保存していて、ハードディスクの残量が少なくなっていませんか？チェックして不要なファイルは消して、空き容量を増やしましょう。

アプリケーション・プログラムも使わないものは思い切ってアンインストールしましょう。使わないものはインストールされていても、ハードディスクのスペースを無駄に消費しているだけですから。。。

常駐しているアプリケーションも頻繁に使用するアプリケーションでなければ、スタートアップで起動しておく必要もないですから、スタートアップで起動するのをやめれば、メモリの消費量が減って、パソコンの動きが軽くなるかも知れません。

ドキュメントファイルも分類するフォルダを作って、そこに関係ファイルを集めて整理すると、必要なファイルを探し回らなくても済むかもしれません。

本当は、1ヶ月に1度ぐらい、上記のようなことをするとよいのですが、せめて1年に1度、年末の大掃除の時に、パソコンの大掃除もやってみたらいかがでしょう？