社長ブログ

2015.09.22

ITの導入の際に考慮すべきこととは?

 こんばんは、オフィス・イーユーシーの池本です。
今日は、ITシステム導入の際に考慮すべきことについて書きたいと思います。

ITシステムを導入する際、「導入する側」と「使う側」に立場が分かれます。それぞれの立場での思惑は異なります。例えば、次のような感じです。

<導入する側>
・作業効率化を図りたい。(時間の短縮)
・人件費などのコストを抑制したい。
・データの管理をしたい。
・間違いを減らしたい。

<使う側>
・作業j効率を上げたい。
・手間を省きたい。
・会社の指示なので仕方なく使う。

ここで気が付くのは、導入する側にとって多くメリットがありますが、使う側にとっては一部の人以外は積極的なメリットがあまりないということです。仕方なく使うという形だとどうしてもテンションも下がってしまいますね。

したがって、導入する側は、使う側の人たちが積極的に使おうと思うようなメリットを提供すべきなのです。
そういう意味で、ITシステムを導入する際は、使用する側に十分なメリットがあるように考慮すべきなのです。

例えば、今まで紙の伝票を手作業でいちいち集計するのに時間がかかっていたものが、システムを使えば3分で終わるというような場合、一見、導入する側と使う側の双方にメリットがあるように思えます。
しかし、紙の伝票をシステムに入力する手間が発生します。これを集計担当者がひとりで伝票を入力しなければならなかったら、その担当者にとったら電卓で集計する手間は減っていますが、入力作業の負担が増えるので、あまりメリットはありませんね。

そこで、伝票の入力作業をその伝票の発生元でシステムに入力するようにしたらどうでしょう。そうすれば、ひとりの担当者にそのしわ寄せがくることはないので、集計担当者はかなり楽になるはずです。

ただし、伝票の発生元の人たちにデータ入力の負担が増えるので、こちらは少しテンションが下がるかも知れません。それでも全体的な観点で言えば、それでもよしとすべきでしょう。これも作業量とのトレードオフになるでしょう。

いずれにしても大事なことは、「導入する側」と「使う側」の双方にメリットのあるやり方を十分に検討した上で、システムを導入するということです。

システムは使ってくれる人がいて初めて成り立ちます。使われないシステムほど双方にとって不幸なことはありません。

某ビデオ屋のセルフレジを見ていて、不備も多く、導入する側の論理優先で何か釈然としない気がしたので、上記のようなことを書いてみました。

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