社長ブログ

 オフィス・イーユーシーの池本です。
今回のテーマは、「経営の見える化」のためにITを活用しましょうというお話です。

経営者にとって、会社の経営に関する状況がハッキリと見えると経営判断もしやすいですよね。
売上、経費、売れ筋商品、死に筋商品、不良在庫、優良顧客、不良顧客、社員情報、市場情報などいろいろな情報が会社の中にはあふれています。

御社では、これらの情報がハッキリと見える仕組みがありますか？
ここでいう「ハッキリと」というのは、担当者から口頭で聞くのではなく、経営者自身が見てわかるデータになっているか？ということです。

「担当者から聞く」ということは、経営判断をすべき社長ではない担当者の思い込みが入ってしまい、
正確なデータが見えてこないことがあるので、誰が見ても同じ数字で表現することが必要です。
できれば、時系列の状況をグラフにすることで、よりわかりやすくすることができます。
そのデータを見て、経営者は経営判断を行い、自社のビジネスの舵取りをしていくのです。

データを見える化することで、それらを社員に公開することで、社員一丸となって、会社の方向性のベクトルを合わせることができるのです。

さて、それでは、「経営の見える化」はどうするのか？ということですが、最初にお話したように、ITを活用するのです。

いろいろな状況をデータ化することで、コンピュータで処理することができるようになりますので、
まずは、どうやってデータ化するかを考えてください。

売上や経費などはもともと数字データですので、予定と実績でよいですが、顧客満足度などはアンケートなどで
数値化する必要があります。
また、売れ筋商品や死に筋商品などは、データを集計・分析して、対象をあぶりだす必要があります。
社員情報も人事評価に使う項目はデータ化する必要があるでしょう。

これらの「見える化のためのデータ」が決まったら、データベースを構築して、データを蓄積、分析する仕組みを作りましょう。
当然ならがら、これらの仕組みはITを使わなければ難しいでしょう。

これらの経営判断のためのデータをすぐに見ることができれば、経営者は状況の変化に素早い対応がとれます。

経営にとって、「スピードは命」ですから、ITを活用して、「経営の見える化」を実現するシステムを構築することは非常に重要なことです。

特に、現在、「経営の見える化」がされていない会社様は、今からでも遅くないので、ぜひ、「経営の見える化」のできるITシステムの構築をお勧めいたします。

 こんにちは。オフィス・イーユーシーの池本です。

今回は、「EUCとDIY」というテーマで書きたいと思います。

私は、常々、「EUC（End User Computing）」のことを一般の皆様に説明する時、わかりやすい表現はないか考えていました。

今日、突然、思い浮かんだ言葉が「DIY」です。

ご存知のように「DIY」とは、「Do It Yourself」のことです。
「DIY」とは、専門業者でない人が、日曜大工で自分で、家具を作ったり、壁紙を貼ったりすることですね。
つまり、簡単な事はプロに頼まなくても自分でやれば費用も抑えられるという訳です。

この考え方は、まさに「EUC」の考え方と同じです。

「EUC」の考え方は、ユーザー(利用者)がITに積極的に関わって、自分でできることは自分でやるということなのですが、まさに「DIY」と同じなんです。

難しいことはプロに任せて、自分でできることはユーザー自身がやれば、費用も抑えられるし、時間的にも早く実現します。

例えば、簡単な集計表を作るならエクセルなどで自分で作れば良いですね。
わざわざ専門家にプログラムを開発してもらう必要もありません。

もし、専門家に頼む場合は、どういう表で、各項目の意味や計算式を細かく説明しなければなりません。
そんな説明をする時間を考えたら、全部わかっている自分で作った方が早いというものです。

そんな考え方で、ITの活用を進めていくのが、「EUC」なんです。

これからは、「EUC」の説明は、ITにおける「DIY」と説明しようかと思います。

あるいは、「Do It Yourself」の「It」(イット)を「IT」(アイティ)と読んで「ドゥ・アイティ・ユアセルフ」と読んでもらいますかね～（笑）

いかがですか？こういうことなら、すでに自分でやってらっしゃるのではないでしょうか。

難しく考えずに、ITにおける「DIY」を進めていきましょう！

 オフィス・イーユーシーの池本です。
今回は、日本のIT投資マインドについて解説したいと思います。

少し古い数字ですが、ガートナーの2008年の「IT投資動向報告書2008」によると、日本のIT投資マインドランキングは、調査17ヶ国中17位！？
なんと、最下位なのです・・・日本人として、愕然とする結果です。

ちなみに、そのランキング（一部）は次のとおりです。
1　インド　2　米国　3　オーストラリア　4　中国　5　ポーランド　6　カナダ　・・・・　15　シンガポール　16　イタリア　17　日本

日本の経営者は、ITへの新規投資、戦略投資への意欲が世界に比べて低いという結果だそうです・・・

また、ガートナーの同調査によると、「日米のIT投資によって期待する効果・目的の日米比較」では、、米国は「顧客満足度の向上」、「競争優位の獲得」、「売上増加」、「新規顧客獲得」という「攻めの投資」が高く、日本は、「業務コストの削減」、「業務プロセスの効率化」、「ペーパーレス」などの「守りの投資」が高いという傾向となっています。

このことで見えてくるのは、自社のビジネスの発展にIT投資は欠かせない重要な位置づけでITを積極的に使う米国の経営者と
あくまで補助的な位置づけでITを消極的に使う日本の経営者という姿ではないでしょうか？

ガートナーのこの調査結果は2008年のものですから、今とは少しIT環境が違う気がします。
この当時に比べて、今はクラウドなど、低コストでITを活用できる環境があるからです。

しかし、残念ながら、日本の経営者のITに消極的なITマインドはそれほど変わっていないように思われます・・・

それほどコストをかけなくとも、ITを積極的に活用する環境がそろっています。
あとは、積極的にITを活用しようという日本の経営者のITマインドの変化だけです！

さぁ、今からでも遅くありません。ITを積極的に経営に活用しようではありませんか？

 こんにちは、オフィス・イーユーシーの池本です。
今回のブログは「電動ノコギリ」と「IT」という、ちょっとヘンテコな題名ですが、最後までお読みください。

今年、大雪が降りましたが、所沢の我が家の辺りでもかなり降りました。
いまだに、家の前の道路には雪掻きした雪が山になっています。庭木も雪のせいで、かなり折れたりして大変でした・・・
今日は、折れた庭木を片づけましたが、その時にとても役立った道具がありました。それが「電動ノコギリ」です。
近所のホームセンターで5,000円で購入したものですが、とても役立ちました。
折れた木も太いもので3～4センチぐらいあったので、手でノコギリを引いていたのでは、何日もかかったことでしょう。

この「電動ノコギリ」があったおかげで、半日ぐらいで片付きました。本当に「電動ノコギリさまさま」です。
「電動ノコギリ」の有効性を改めて実感しました。

さて、ここでこの「電動ノコギリ」と「IT」の関係をご説明しましょう。

この「電動ノコギリ」にコンピュータが組み込まれているという話ではありません。
便利なツールという意味で、「電動ノコギリ」と「IT」は同様のものではないかということです。

手作業で何日もかけてやっていた作業も「IT」を活用することで、数時間でできてしまうこともあるのです。
「IT」を実際に導入して、その効果を目の当たりにして、初めてその有益性に気が付くことがあるのではないでしょうか？

それに、道具は使い倒してなんぼです！　今年は、ITを使い倒してみませんか？

「IT」を使い倒して、ぜひ御社のビジネスの活性化にお役立てください！

 オフィス・イーユーシーの池本です。

今回のテーマは、「データ・バックアップ」についてです。
ITシステムを運用していると、あらゆるタイミングで新しいデータがどんどん生成されてきます。

そのITシステムが何らかのシステムトラブル（例えば停電など）でクラッシュした時に、その扱っているデータが破損してしまうことがあります。

そのITシステムを開発した人がいたり、データの解析ができる人がいれば、可能であれば、破損したデータを修復して、
システムの運用を続行できるのですが、そういった人材がいない場合は、外注の業者に依頼して同様の作業をしてもらうことになります。

しかし、最悪の状況では、データが永遠に復旧できないケースもあり得ます。

こんな時に、助けになるのが、「バックアップ・データ」です。

少なくとも、データをバックアップした時まで遡ることができるので、そこからデータが破損した時までのデータ更新をしてやればデータが無事復旧できるのです。

データ・バックアップの重要なポイントは以下のようなことです。
①バックアップサイクル（毎日？ 毎週？ 毎月？）　←いつまで遡りたいか？
②バックアップ時刻（日中？ 夕方？ 深夜？）　　　←どのタイミングのデータなのか？
③バックアップメディア（テープ? ハードディスク? memory?　別サーバ？)　←データ容量は？
④バックアップ拠点（同じビル内？　遠隔地？）　　←地震対策が必要か？
⑤バックアップ方法（手動？　自動？）　　　　　　　←運用は？

どのようなデータ種類のバックアップを取るのかで、どのようにバックアップするかが変わってきます。
例えば、銀行などのオンラインシステムであれば、ほとんどリアルタイムでバックアップをとり、さらに日別、週別、月別とバックアップを必要とするでしょうし、小さなお店で毎日の売上集計をするのであれば、毎日、閉店した後でバックアップをとればよいでしょう。

会社全体のシステムの場合は、システム担当者がバックアップ計画を立ててバックアップをします。

社員毎でも手動でバックアップして業務を進めることも必要です。
例えば、ホームページ更新担当の方は、ホームページを更新する前に、修正するファイルをどこかにコピーしておいてから、修正するという具合です。おそらく、皆さん、無意識にそんなことをされていると思います。
ホームページに限らず、重要なファイルは必ずバックアップしてから作業するような習慣にしましょう！

バックアップは保険的な意味で必須です。いつか、必ず、バックアップしておいて助かった～！と思う日が来ます。

もし、今、ちゃんと定期的なバックアップをされていないとしたら、ぜひ、これからでもよいので、定期的なバックアップをお勧めします。

 オフィス・イーユーシーの池本です。

FileMakerというソフトウェアの素晴らしさは何度も私のブログでも取り上げておりますが、
もし、お試し版ではなく、製品の購入を真剣に考えておられる方に大変お得な情報です。

今、ファイルメーカー社では、「ひとつ買って、ふたりで使おう！」というキャンペーンをやっています。
要するに、1ライセンス分の費用で、2ライセンス分購入できるということです。（ただし、ひとり1回だけ）

対象商品は、「FileMaker Pro（￥38,000）」と「FileMaker Pro Advanced（￥63,000）」です。

注意事項：キャンペーン期間（2015年12月18日まで）が限られているのでご注意ください。

ぜひ、FileMakerを購入されて、自社のIT活用を推進してみてはいかがですか？

詳しくは、FileMaker社のホームページをご覧ください。

 オフィス・イーユーシーの池本です。
今回のテーマは、「ホームページの運用をどう考えるか？」というテーマで書きます。

このブログをご覧になっている皆様は、自社のホームページはお持ちでしょうか？
自社のHP(ホームページ）の保有状況は、なんと８５％を超えている状況※です。
さらに、社員数51人以上の会社では、９７．１％が保有しているそうです。

※東京都労働産業局商工部の平成24年度　中小企業の宣伝・広報活動に関する実態調査より

殆どの会社がHPを保有している状況ですが、その目的※のトップ10を見ると次のようになっています。

１　製品・サービス等のPR（67.2％）
２　企業情報の発信（45.3％）
３　受注・販売・営業用ツール（31.3％）
４　社会的信用力の確保（31.1％）
５　得意先へのPR（29.7％）
６　企業知名度の向上（28.2％）
７　採用・求人（25.3％）
８　企業ブランド作り（16.4％）
９　社員のモチベーション向上（6.5％）
10　オンラインショップ（5.7％）

やはり、上位は、製品やサービスの宣伝や自社の取り組みの宣伝ということがわかります。
言い換えれば、販売ツールのひとつとして位置づけていると言えるでしょう。

では、HPの更新頻度※はどうなのかをみてみましょう。

１　数ヶ月に1度（39％）
２　ほとんど更新しない（37.9％）
３　1ヶ月に1度（14.9％）
４　1週間で1度以上（7.4％）

販売ツールのひとつとして位置付けているにも拘わらず、意外と更新していない会社が多いのが気になります。
満足度を見ると、半数の会社が「満足していない/改善の余地が大きい」と考えています。

ニワトリが先かタマゴが先かはわかりませんが、HPを開設したのはよいけれど、思ったような効果が出なかったので、更新の頻度が少ないのではないかと私は推測しています。

「東京都労働産業局商工部の平成24年度　中小企業の宣伝・広報活動に関する実態調査」の中では、実績が多くある企業ほど、HPの更新頻度が高い傾向があるとのデータがあります。
つまり、HPを地道にコツコツと更新している会社は効果がでているということなのです。

HPはただ作っただけではダメで、SEO対策を含め、自社の商品・サービス、自社の取り組みなどを頻繁に発信していくことで本来の目的のセールスツールとして機能してくれるということを認識しておくべきです。

HPで効果がないとあまり更新をされていない会社の皆様、「石の上にも三年」という故事もあります。
地道にHPで発信していくことをお勧めします。

こんにちは、オフィス・イーユーシーの池本です。
今回は、「小さな会社のセキュリティ対策」というテーマで書きたいと思います。

最近は、毎日のように「情報漏えい」のことがニュースになっています。しかも、セキュリティ対策にかなりの予算と時間をかけている筈の大企業からの情報漏えいです。

企業規模に拘わらず、セキュリティ対策は重要です。なぜなら、自社の情報だけでなく、顧客の情報などが流出したら、その会社の信用度はかなりのダメージを受けるからです。

さて、では小さな会社はどのようなセキュリティ対策をしているでしょうか？大手の企業で一般的に実施されているセキュリティ対策を以下に列挙するので、自社で取られている対策を確認してみてください。
☑ウィルス対策ソフトの導入
☑ＯＳのセキュリティ・パッチの適用（Windows Updateなど）
☑ＰＣのユーザアクセス権限管理（個別パスワード管理）
☑デバイス管理（USBメモリなどの外部記憶装置の制限）
☑PCの離籍時のパスワード設定
☑ネットワーク接続機器の制限
☑入室カードによる管理
☑警備員による入館チェック
☑PCのシンクライアント化（端末化）
☑サーバログ解析による異常アクセスチェック
☑カメラ付ケータイやカメラの持ち込み制限
☑セキュリティ・ポリシーの策定
☑ノートPCの施錠管理
☑保存ファイルの暗号化
☑通信の暗号化
☑不要な紙情報のシュレッダーによる破砕
☑ロッカーや机の施錠
☑社員へのセキュリティ教育

さて、いかがでしたでしょうか？コストがかかると言う理由で実施されていないこともあると思いますが、簡単にできる事でも実施されていないこともあるのではないでしょうか？（例えば、机の施錠など）

セキュリティ管理を厳しくしすぎると業務に支障が出たりすることもあるので、どこまでやるかはケース・バイ・ケースで判断すべきだと思います。

私がこの中で最も大事だと思うのは、「社員のセキュリティ教育」だと思います。

もちろん、ハードやソフトのセキュリティ対策も大事ですが、ハッカーが技術を駆使してセキュリティ対策が破られてしまったら仕方がないと諦めるしかないでしょう。
それよりも、「情報漏えい」の多くは人が意図的、あるいは、不注意で引き起こしていますので、セキュリティ・リスクがどのようなことを引き起こすかを十分に意識するような教育の徹底が必要なのです。

すべては、「人」なのだという原点を忘れないことがセキュリティ対策のポイントです。
小さな会社であればあるほど、「社員のセキュリティ教育」は重要ですので、しっかりと実施することをお勧めします。

こんにちは、オフィス・イーユーシーの池本です。
今日は、「ＩＴ資産の棚卸し」について書きたいと思います。

在庫管理をする時、定期的に商品の在庫数を数えて、売上に対応する商品原価を把握するのが棚卸しですが、ＩＴ資産についても定期的に棚卸しをして、そのすべての費用を把握することをお勧めします。

サーバ、パソコン、プリンタ、ルータなどのハードウェア資産、パッケージソフトや開発したＩＴシステムなどのソフトウェア資産、運用・保守費用を定期的に調査して、現在使われていない機器やソフトを洗い出すことで不要なコストを削減できます。

この時に大事なのは、次の視点です。
・いつのタイミングでリプレースするべきか？
・本当に有効活用されているか？（利用されていないとしたらその原因は？）
・適正に配備されているか？（過剰 or 不足）
・もっとコストが安いサービスにリプレースできないか？

使っていないＩＴ資産は、無駄なコストです。特に有効に使われていないＩＴシステムは、業務の妨げになる可能性もあります。

使われていない理由を調査して、対応できるのであれば、システム改修などの手を打つことが必要です。
システム改修に費用がかかりすぎるなどの理由でそのまま使い続けるというのはあり得ない判断ですが、そんなあり得ないことをしている会社が現実には多いことに驚かせられます。

定期的に、ＩＴ資産の棚卸しを上記の視点で実施することで、ＩＴの活用状況の確認と見直しをすることが、ＩＴを有効活用することに繋がります。

ぜひ、定期的なＩＴ資産の棚卸しを実施してみてください。