社長ブログ

今日は小さな会社のITの取り組み方について書きたいと思います。
（ここでいう小さな会社というのは、システム部門を持たない、従業員数も10人～20人程度の会社やお店を想定しています。）

まず、大きな会社との違いを簡単に見ていきましょう。
【人＝組織面】
大きな会社：IT専門の部署を持っており、IT専門家に社内のIT支援を受けられる。
小さな会社：IT専門家はいないか、いても専任ではないので、社内のIT支援は殆ど受けられない。

【物＝ITシステム】
大きな会社：大規模なカスタマイズされたITシステムを所有し、業務や経営分析で利用されている。
小さな会社：PCは数台導入されているが、ITシステムはパッケージをそのまま利用している。

【金＝IT投資】
大きな会社：昨今、IT投資も縮小しているとはいえ、年間数千万円規模の新規のIT投資をしている。
小さな会社：年間で数十～数百万円程度のIT投資をしているが、新規のIT投資は殆どしない。

このように小さな会社では大きな会社に比べて、ITに関して消極的な利用しかできない状況だと言えると思います。
では、なぜ、そのように経営者は判断するのでしょうか？考えられることを以下に整理してみましょう。
・IT投資は高い？（大規模なシステムの開発をすればそれなりに費用はかかります。ITに限りません。）
・ITは難しい？（これは個人の感じ方なのですが、それよりITの有用性を理解すべきだと思います。）
・投資に対してIT導入の効果は少ない？（ITは万能ではなく、利用目的に応じてIT投資をすべきです。）

要するに、経営者の立場からは「コストパフォーマンスの悪いものに投資をしたくない」という想いがIT投資に消極的になっていると考えられます。

さて、IT投資は本当にコストパフォーマンスが悪いのでしょうか？
本来、ITというものは人間の能力を補完する技術です。大量のデータを計算したり、必要なデータをすぐに抽出したり、記録したりするものです。

「コンピュータ、使わなければただの箱」という川柳が一時流行りましたが、極端に言えば同じ状況があるのではないでしょうか？「コンピュータ、使えなければただの箱」とも言えます。

つまり、コンピュータを導入したからといって、目的に応じて有効活用されていなければ、うまく機能しません。大きな会社では、IT専門家のアドバイスを受けることができますが、小さな会社では、IT専門家不在でITの有効活用ができていないのが実情だと思います。

さて、IT有効活用ができるとどんないいことがあるのでしょう？一例として次のようなことが考えられます。
◎エクセルで管理していた顧客情報をデータベース化した場合
→顧客データを一元管理できるようになって、情報が古かったなどのトラブルがなくなる。
→顧客別の売り上げ情報と紐づけて、以前より踏み込んだ顧客管理ができるようになる。
→顧客別の取引き情報と紐づけて、顧客対応できるので、顧客満足度が向上する。

◎パッケージソフトのデータ取り込み機能でデータを一括入力した場合
→1件ずつ手入力していたデータをエクセルで作成して一括入力することで時がの大幅短縮する。
→別のシステムで入力していたものと同じようなデータを再入力しなくて済む。

◎経理パッケージソフトをクラウドサービスにした場合
→経理パッケージソフトを毎年バージョンアップする手間と費用が掛からない。（※毎月費用は必要）

◎ホームページ作成・運用をクラウド型CMSサービスにした場合
→専門業者にホームページ更新を依頼しなくとも自分で更新できるので費用がかなり安くなる。

ざっと、小さな会社のITの取り組み方への提言を書きましたが、もっといろいろとお知りになりたい場合は、弊社で無料相談を承っておりますので、お気軽にお申し込みください。

今や一家に1台は当たり前で、個人でも数台は所有しているパソコンですが、私が20歳ぐらいの時に世の中にでてきました。

当時は、「マイコン」と呼び、プログラミングに使う言語は「機械語」という、CPU（つまりパソコンの頭脳部品）が理解できる16進数の組み合わせで、コンピュータに命令を与えていました。
その当時のマイコンは、8ビットのCPUで、使用できるメモリの容量も数十KB（キロバイト）という本当に少ないものでした。私もアルバイトで稼いだお金をつぎ込んでシャープのMZ80Kというマイコン（確か約20万円ぐらい）のキットを買って、自宅でBasicというプログラミング言語を独学で勉強しました。ここから私のコンピュータとのかかわりが始まったと言えます。

やがて、IBMが「IBM-PC」というビジネス向けの8ビットパソコンをはじめ、日本でもNEC、富士通、東芝、沖電気などの各社が競ってパソコンを市場に投入しました。
その頃のパソコンのOSの主流は、ROM Basic、MS-DOS、CP/Mあたりで、記憶装置もカセットテープ、フロッピーディスクぐらいでハードディスク（100MBで100万円ぐらい）などは大型コンピュータでしか使われていなかったと記憶しています。

パソコンのCPUが8ビット➡16ビット➡32ビット➡64ビットと進化する間に、記憶装置もフロッピーディスク➡MO➡CD-ROM➡DVD-ROMへと、ハードディスク容量の単位もKB➡MB➡GB➡TB➡PBと飛躍的に進歩しています。

逆に価格はどうかというと、事務処理で使用する程度のパソコンでは、IBM-PC当時100万円ぐらいしていたものが、今では10万円もあれば十分な性能のパソコンが買えます。

これらのことがどういう意味をもつかといえば、昔なら大企業でしか導入できなかったパソコンというITツールが、今は中小企業で導入でき、ITを利用した各種の売り上げ分析や施策をとることができるということです。

規模やボリュームでは大企業に太刀打ちできませんが、ITを活用した分析や施策では大企業に引けをとらないことが可能なのです。

ですから、売り上げを伸ばそうと思うなら、ぜひITの有効活用をして、ビジネスの活性化を図ってください。
弊社では、ITの有効活用をご検討の企業の皆様に各種サービスをご提供しておりますので、一度お問い合わせください。

 今の世の中、すべてのことにスピードを求められていると感じます。特にビジネスの世界においては、顕著です。
ITシステムの開発においても、30年前なら6ヶ月かけてもよかったものが、今だと1ヶ月、いや2週間でなんとかしろと言われたりします。

なぜ、そんなに急ぐ必要があるのかというと、ビジネスで特に重要なのがスピードだからなのでしょう。
ライバル会社との差別化を図るには、少しでも早く、消費者が求める商品を市場に投入する必要があります。

そのために、少しでも早く、ビジネスをサポートするITシステムを構築しなければならないのです。
したがって、そのためには、ITシステムを一から開発していたのではとても間に合いません。
少しでも早くITシステムを開発するためには、細かいプログラムを一から記述するのではなく、FileMakerやKinetoneのようなツールを使うという方法があります。

これらのツールのよいところは、システムの専門家だけでなく、エンドユー自身でもシステムを作成したり、業務の変更に合わせてシステムを変更できるところです。エンドユーザーがシステムのメンテナンスができるということは、ビジネスの目的に対して素早い対応がとれるということです。

弊社は、こういったツールをどんどん皆様にご紹介していきたいと思います。

 今では、ビジネスではホームページを持っているのが当たり前です。逆にホームページが無い会社は信頼度が高まりにくいと言えます。
なぜなら、この情報化社会では情報を発信しないと存在が認知されないからです。
特にスマホの普及により、消費者は事前にホームページから情報を得て、その会社やお店を訪れるという傾向が高くなっています。

ひと昔前なら、どんなに素晴らしい商品を扱っていても立地がよいお店でないと集客が難しかったと思いますが、今では、ホームページのおかげで、多少立地が悪くとも消費者の方からホームページでお店を探して来てくれるようになりました。

ざっとホームページの利点を以下にまとめてみました。
・世界に情報を発信できるから会社やお店や商品の事を多くの人に知ってもらえる。
・情報を明確に公開することで会社やお店の信頼度がアップする。
・ユーザの声を知ることができる。
・商品をホームページ上で販売することができる。

では、ホームページを作るにはどうするかというと、通常、以下のステップが必要です。
①ホームページ用のアドレスを取得する。
②ホームページを置くサーバを準備する。（レンタルサーバでも可）
③ホームページを作成する。（ページ構成の決定、写真や文章の用意、ページの作成等）
④ホームページを公開
⑤ホームページの情報の更新をする。

いかがですか？結構大変と思われたかも知れません。
一般的に①～④までで初期費用として数十万円の費用がかかります。また、②のサーバのランニングコストも別途かかります。（自前で持つと運用管理コストもかかります。）

そして、重要なのはホームページを公開してからの⑤のホームページの更新なのです。
情報を見る立場で考えると、私なら、公開されてからほとんど更新されていないホームページのお店や会社はスルーしてしまいます。それこそ信頼性の問題だからです。

さて、ホームページの更新をするのに毎回安くない費用がかかったり、手間がかかったりするのだと、ホームページをもつことを二の足を踏んでしまいますね。

そこで、弊社では、ホームページの必要性は十分理解しているけれど、コストの問題や運用の手間で二の足を踏んでおられる小さな会社やお店の皆様に、お手軽なホームページ作成＆運用サービス「Biz+（びずたす）」をご提供しておりますので、お気軽にご相談ください。

 今日は、「顧客データベースがExcelではいけない理由」について書きます。

皆様の会社（お店）では、顧客情報はどのような形で蓄積されているでしょうか？
基幹システムを構築されている会社では、顧客データベースはシステム内に入っている筈です。
小さな会社では、Excelなどの表計算ソフトで顧客情報を管理されていることも多いと思います。

Excelは、各種のデータを表形式で整理するには大変便利なソフトですが、次のような点で本格的なデータベースとして利用するには不都合や無理があります。
・複数の人が共有して整合性が保てるような、本格的データベースとしての基本的な仕様ではない。（元々Excelはパーソナルで使うツールという仕様）
・容易に扱えることが逆にいくつものバージョンを派生させてしまう。（Aさんが作ったデータとBさんが作ったデータは微妙に項目が違うとか、ファイルをコピーして使うので同じようなデータがあちこちに散在してしまう）
・データ行数や列数が本格的なデータベースと比べて少ない。（Excel2007以降では100万行ぐらい扱えますが、それでパフォーマンスよく動くかは別問題です）

以上に挙げた以外にも色々とあると思いますが、Excelは簡易なデータベースになりますが、本格的なデータベースとして扱うには役不足です。

さて、「顧客データベース」は会社の顧客情報を蓄積する大変重要なデータベースですから、Excelで管理するのは問題があるということがお分かりいただけたでしょうか？

では、すでにExcelで「顧客データベース」を作成されている場合はどのようにしたらよいでしょうか？

弊社では、次の理由でFileMakerで「顧客データベース」を構築するのをお勧めしています。
・既存のExcelファイルを簡単に取り込んでデータベースを構築できる。（事前にExcelのフォーマットを統一しておくことが前提）
・データを一元管理して、複数の人でデータの登録や参照ができる。（本格的なデータベース仕様）
・入力画面レイアウトを簡単に作成できる。
・入力されたデータを簡単に検索することができる。（強力な検索機能）
・初心者でも簡単に処理の自動化が実現できる。（スクリプト機能）

上記のようなことで、お悩みの場合はぜひ弊社にご相談ください。

 今日は所沢商工会議所に加入手続きに伺いました。

オフィス・イーユーシーは、地域密着の事業を展開する会社として、所沢市の企業やお店を支援する組織である「所沢商工会議所」への加入は必須だと思ったのです。

所沢商工会議所には、所沢市の小さな企業（もちろん大企業も）やお店が多数加入されているので、少しでも会員の皆様のお役に立てたら幸いです。

商工会議所では果たしてどんな活動をするのか、まだよくわかりませんが、サービス部会に所属して活動しますので、所沢の皆様よろしくお願いいたします。