社長ブログ

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2014.12.30

パソコンの大掃除

 いよいよ年の瀬ですね。
大掃除は終わりましたでしょうか?窓ガラスをふいたり、普段掃除しない場所を掃除機をかけたり、電気の傘をふいたりと大忙しですね・・・

本日は大掃除、と言っても、家の中の片づけではなく、パソコンの大掃除のことを書きます。

もちろん、パソコンのケースやディスプレィを拭いたりすることも必要でしょう。特に、外気を取り込むところが埃が詰まっていたりすると、パソコンの内部の温度が上昇して壊れてしまうこともありますから、埃は取った方がよいですね。

ここでは、パソコンに保存されたファイルの整理を指します。
色々なファイルを何でもかんでも保存していて、ハードディスクの残量が少なくなっていませんか?チェックして不要なファイルは消して、空き容量を増やしましょう。

アプリケーション・プログラムも使わないものは思い切ってアンインストールしましょう。使わないものはインストールされていても、ハードディスクのスペースを無駄に消費しているだけですから。。。

常駐しているアプリケーションも頻繁に使用するアプリケーションでなければ、スタートアップで起動しておく必要もないですから、スタートアップで起動するのをやめれば、メモリの消費量が減って、パソコンの動きが軽くなるかも知れません。

ドキュメントファイルも分類するフォルダを作って、そこに関係ファイルを集めて整理すると、必要なファイルを探し回らなくても済むかもしれません。

本当は、1ヶ月に1度ぐらい、上記のようなことをするとよいのですが、せめて1年に1度、年末の大掃除の時に、パソコンの大掃除もやってみたらいかがでしょう?

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2014.12.18

ヘアサロン、美容室、エステサロンのIT活用アイデア

 今日は、いわゆる「お店」のIT活用について書きます。
特に、ヘアサロン、美容室、エステサロンなどの会員を顧客に抱えている業種のIT活用について書きたいと思います。(ここでは、大手のチェーン店ではなく、小さなお店を想定しています。)

こういった会員を抱えるお店のIT化はどれくらい進んでいるのでしょうか?

私の通っている床屋の例ですが、パソコンが1台ありますが、会員管理と売上管理のパッケージを導入しているようです。ただし、会員のカルテは紙のままです。

初回来店時に記入した厚手の紙が使われていて、カットの時に引き出しの中に入っているカルテ(あいうえお順に整理)から探して、鏡の前に置いて、「マッサージは念入りに・・・」とか内容を参照しているようです。

会員カードは紙で、行くたびに金額に応じたポイント印を押してくれます。ポイントがたまると景品に交換することができます。

1日の来店顧客データは空き時間や店を閉めてからまとめて入力するようです。

さて、この状態はITを有効活用しているといえるでしょうか・・・?
残念ながら、そうではないですね。例えば、私なら以下のような提案をします。

お店の顧客のリピート率を上げ、省力化する為にFileMakerを使って新たにシステム構築をします。

そのシステムの機能としては、次のようなことが考えられます。
iPadを使ったカルテ入力機能(新規来店時に顧客が入力して、自動的に顧客データベースに蓄積)
iPad(と内蔵カメラ)を使った顧客の髪型写真履歴蓄積機能(顧客に前回の髪型を見せて、今回の髪型をどうするかを決めてもらう)
iPadを使ったメニュー&オーダー機能(顧客のオーダーをその場でiPadで入力して、売上管理を省力化する)
顧客フォロー機能(顧客データベースと来店履歴から、最後の来店日から20日経ったらメール(はがき)を送るとか、誕生日の2週間前にメール(はがき)を送ることでリピート率を上げる)

他にも、いろいろとあることでしょうが、あまりシステムを複雑にしない方がよいでしょう。

FileMakerを使うと、iPadを使ったシステムが簡単に作れるので、お勧めです。

上記のようなシステムの構築をされる場合は、弊社にご相談ください。

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2014.12.09

「ITシステムの目的」と「ITシステム導入時に明確にすべきこと」

 今日は、「ITシステムの目的」と「ITシステム導入時に明確にすべきこと」について書きたいと思います。

「ITシステムの目的」とは何でしょう?とお聞きすると、以下のような答えが返ってきます。

・業務を便利にする。
・業務を効率的に進めてくれる。
・膨大なデータを短時間のうちに処理してくれる。
・経営の意思決定を支援してくれる。
etc・・・

どのお答えも正解だと思います。一言で言えば、「ビジネスを支援する」ということになります。

では、現在、社内のITシステムはそのような形になっていますか?とお聞きすると、
現状はいろいろな課題があって必ずしも期待通りになっていないというお答えが多く返ってきます。

それは何故なのでしょうか?

考えられるのは、ITシステムを導入する時、自社のビジネスに対する、そのITシステムの位置づけが不明確なまま導入されたのではないでしょうか?

ITシステムを導入する時に以下のことを明確にしておく必要があります。

1.ターゲットとするユーザは誰か?
経営層向けなのか、管理者向けなのか、現場向けなのか、顧客向けなのかをはっきりさせることで、システムの目的も明確になります。

2.ビジネスに対する目的
一番重要なポイントです。業務効率を向上させるためなのか、売り上げを向上させるためなのか、コストを削減するためなのか、顧客満足度を向上させるためなのか、新規顧客獲得のためなのか、人為ミス削減のためなのか、自社のビジネスのどの部分を支援するのかを明確にします。

3.システムの機能
上記1、2を考慮しつつ、当該ITシステムに要求される具体的な機能を明確にします。通常は、現在の業務に対応する部分(例えば、特定のレポートなど)をIT化するのですが、「今までやっていた作業だから」とあまり深く考えずに、IT化するのはお勧めできません。一度、業務の棚卸をしつつ、本当に必要な機能をIT化するようにした方がよいでしょう。

4.他のシステムとのデータ受け渡し
ひとつのITシステムを導入すると、既に他のITシステムが稼働していた場合、お互いのITシステム間でデータの受け渡しをした方が効率的な場合があります。その場合は、上記3のシステムの機能を決める時に、他システムとのデータ受け渡しの機能を追加しておきましょう。

5.いつまでに稼働させたいか?
現代のビジネスはスピードが重要です。当然、誰しも短時間のうちに導入したいと思うのですが、ITシステムが複雑になればなるほど、システム開発期間は長くなります。自社のビジネスを基準に考えた上で、上記3の機能を絞り込むなどして納期を短縮するなどのトレードオフが必要です。

6.どれくらい費用がかけられるか?
当然、経営者からすれば、ITシステムにかかる費用は重要なポイントです。ビジネスへの貢献度と比べて、その費用のパフォーマンスを考える必要があるでしょう。

ITシステムは、ビジネスの為の単なる道具(ツール)です。それ自体を開発したり、運用したりすることが目的ではありません。ビジネスの活性化が本当の目的なのです。
どうか、ITシステムを導入される際には、このことを思い出していただければ幸いです。

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