社長ブログ

 今日は、いわゆる「お店」のIT活用について書きます。
特に、ヘアサロン、美容室、エステサロンなどの会員を顧客に抱えている業種のIT活用について書きたいと思います。（ここでは、大手のチェーン店ではなく、小さなお店を想定しています。）

こういった会員を抱えるお店のIT化はどれくらい進んでいるのでしょうか？

私の通っている床屋の例ですが、パソコンが1台ありますが、会員管理と売上管理のパッケージを導入しているようです。ただし、会員のカルテは紙のままです。

初回来店時に記入した厚手の紙が使われていて、カットの時に引き出しの中に入っているカルテ（あいうえお順に整理）から探して、鏡の前に置いて、「マッサージは念入りに・・・」とか内容を参照しているようです。

会員カードは紙で、行くたびに金額に応じたポイント印を押してくれます。ポイントがたまると景品に交換することができます。

1日の来店顧客データは空き時間や店を閉めてからまとめて入力するようです。

さて、この状態はITを有効活用しているといえるでしょうか・・・？
残念ながら、そうではないですね。例えば、私なら以下のような提案をします。

お店の顧客のリピート率を上げ、省力化する為にFileMakerを使って新たにシステム構築をします。

そのシステムの機能としては、次のようなことが考えられます。
・iPadを使ったカルテ入力機能（新規来店時に顧客が入力して、自動的に顧客データベースに蓄積）
・iPad（と内蔵カメラ）を使った顧客の髪型写真履歴蓄積機能（顧客に前回の髪型を見せて、今回の髪型をどうするかを決めてもらう）
・iPadを使ったメニュー＆オーダー機能（顧客のオーダーをその場でiPadで入力して、売上管理を省力化する）
・顧客フォロー機能（顧客データベースと来店履歴から、最後の来店日から20日経ったらメール（はがき）を送るとか、誕生日の2週間前にメール（はがき）を送ることでリピート率を上げる）

他にも、いろいろとあることでしょうが、あまりシステムを複雑にしない方がよいでしょう。

FileMakerを使うと、iPadを使ったシステムが簡単に作れるので、お勧めです。

上記のようなシステムの構築をされる場合は、弊社にご相談ください。

 今日は、「ITシステムの目的」と「ITシステム導入時に明確にすべきこと」について書きたいと思います。

「ITシステムの目的」とは何でしょう？とお聞きすると、以下のような答えが返ってきます。

・業務を便利にする。
・業務を効率的に進めてくれる。
・膨大なデータを短時間のうちに処理してくれる。
・経営の意思決定を支援してくれる。
etc・・・

どのお答えも正解だと思います。一言で言えば、「ビジネスを支援する」ということになります。

では、現在、社内のITシステムはそのような形になっていますか？とお聞きすると、
現状はいろいろな課題があって必ずしも期待通りになっていないというお答えが多く返ってきます。

それは何故なのでしょうか？

考えられるのは、ITシステムを導入する時、自社のビジネスに対する、そのITシステムの位置づけが不明確なまま導入されたのではないでしょうか？

ITシステムを導入する時に以下のことを明確にしておく必要があります。

１．ターゲットとするユーザは誰か？
経営層向けなのか、管理者向けなのか、現場向けなのか、顧客向けなのかをはっきりさせることで、システムの目的も明確になります。

２．ビジネスに対する目的
一番重要なポイントです。業務効率を向上させるためなのか、売り上げを向上させるためなのか、コストを削減するためなのか、顧客満足度を向上させるためなのか、新規顧客獲得のためなのか、人為ミス削減のためなのか、自社のビジネスのどの部分を支援するのかを明確にします。

３．システムの機能
上記１、２を考慮しつつ、当該ITシステムに要求される具体的な機能を明確にします。通常は、現在の業務に対応する部分（例えば、特定のレポートなど）をIT化するのですが、「今までやっていた作業だから」とあまり深く考えずに、IT化するのはお勧めできません。一度、業務の棚卸をしつつ、本当に必要な機能をIT化するようにした方がよいでしょう。

４．他のシステムとのデータ受け渡し
ひとつのITシステムを導入すると、既に他のITシステムが稼働していた場合、お互いのITシステム間でデータの受け渡しをした方が効率的な場合があります。その場合は、上記３のシステムの機能を決める時に、他システムとのデータ受け渡しの機能を追加しておきましょう。

５．いつまでに稼働させたいか？
現代のビジネスはスピードが重要です。当然、誰しも短時間のうちに導入したいと思うのですが、ITシステムが複雑になればなるほど、システム開発期間は長くなります。自社のビジネスを基準に考えた上で、上記３の機能を絞り込むなどして納期を短縮するなどのトレードオフが必要です。

６．どれくらい費用がかけられるか？
当然、経営者からすれば、ITシステムにかかる費用は重要なポイントです。ビジネスへの貢献度と比べて、その費用のパフォーマンスを考える必要があるでしょう。

ITシステムは、ビジネスの為の単なる道具（ツール）です。それ自体を開発したり、運用したりすることが目的ではありません。ビジネスの活性化が本当の目的なのです。
どうか、ITシステムを導入される際には、このことを思い出していただければ幸いです。

 今回は、「IT専門家」について書きたいと思います。

皆様は、「IT専門家」についてどのようなイメージを持たれているでしょうか？
「ITシステム開発をする人」、「コンピュータのH/Wに詳しい人」、「インターネットの事に精通している人」、「LANやWANなどのネットワークを構築する人」など、様々な答えが返ってくることでしょう。

しかし、「IT専門家」というと、前述したことすべてのことが出来るスーパーマンのようなイメージを抱かれている方が時々いらっしゃいますが、そのような方はそれほど多くはないと思います。
他の業種で考えてみるとわかります。例えば、銀行員全てが、預金業務、融資業務、与信業務・・・など、すべての銀行業務に精通しているかというと、そうではない筈です。そのうちの一部の業務に精通しているという感じではないでしょうか？

もちろん、ITシステム開発をする場合、システム開発に関連する、プログラミング言語の知識、OSの知識に加え、H/W知識やネットワーク知識も必要となってきますが、それぞれの分野の専門家のレベルまでは知らなくても可能です。そのようなことは必要に応じて、その分野の専門家に相談しながら開発を進めればよいからです。

「IT専門家」はいろいろな職種や分類があると思いますが、以下にざっと整理してみます。
１．システム・エンジニア（SE）　～主にシステム構築時の設計業務を行う。
２．プログラマー　～システム構築時にプログラミング業務を行う。
３．データベース管理者　～社内のデータベース設計・更新業務を行う。
４．ネットワーク・エンジニア　～社内のネットワーク設計・保守業務を行う。
５．システム運用管理者　～インフラ（H/W、ネットワーク）構築・保守業務を行う。
６．システムサポートエンジニア　～システム運用時にユーザサポート等を行う。
７．ITインストラクター　～ユーザに対してITシステムなどの操作指導を行う。

上記に加え、社外の専門家として以下のような職種もあります。
８．ITコンサルタント　～その企業の経営戦略に関わるIT課題の解決策の提案を行う。
９．セールス・エンジニア　～IT専門会社の営業提案業務を行う。
１０．カスタマー・エンジニア（CE)　～主にハードウェアメーカーに所属して、顧客先のH/Wの保守業務を行う。

いかがでしょう？これですべてではありませんが、「IT専門家」といっても様々な職種があることがお分かりになったことでしょう。

大企業においては、上記の1～７の職種の人材を雇用しているわけですが、中小企業ではそれぞれのIT専門家を抱えることは難しいのが現状です。

しかし、よく考えると、そもそも、これらの人材は、自前で大きなシステムを所有して運用するから必要なのです。

ですから、その解決策として、中小企業は、自前で大きなITシステムを構築するのではなく、クラウドシステムの利用、IT人材の養成とEUC（エンドユーザ・コンピューティング）の推進を検討することをお勧めします。

そうすることで、最低限のIT人材で、御社のビジネス活性化のためにITシステムを上手に活用できることでしょう！

 今回は、「IT初心者がITシステムを構築することは難しいのか？」「その問題点は？」というお話をしたいと思います。

昔、ITシステムは、バッチ処理（データをまとめて処理する方式）が中心だったために、汎用機（いわゆる大型コンピュータと呼ばれるコンピュータ）用に、システムエンジニアやプログラマーと呼ばれる専門家がシステム開発をして、オペレータと呼ばれるコンピュータ運用の専門家が運用をするという分業体制でした。

もちろん、今でも、銀行や保険会社などのように大量データを扱うような場合は、そのような形での運用となりますが、今やコンピュータの性能が飛躍的に向上し、運用がそれぞれの部門に任せられるようになってくると、運用もオペレータから一般ユーザ（IT専門家でない皆様方）に移管されるようになってきました。

一般ユーザもパソコンの普及に伴い、文書作成ソフトや表計算ソフトでパソコンを使う機会も多くなり、インターネットの普及で、ITに関する知識も得ることができるようになりました。スマホの普及もその一翼を担っています。

一般ユーザの中でも、パワーユーザと呼ばれる優れたITリテラシーを持った人たちも出てきました。場合によっては、IT専門家の知識を凌駕する人たちもいるほどです。

ITシステムを構築する為のツール（FileMakerなど）も初心者でも可能なものも数多くリリースされています。ですから、初心者でもITシステムを構築するのは容易になったと言えます。ITシステムでも単純なものであれば初心者でも十分構築が可能だと思います。

ただし、注意しないといけないこともあります。
IT専門家でない方は、ITシステム構築の基本の部分をご存知ないかもしれません。IT専門家なら当然考える、システムの拡張性、保守性、安全性などのことが抜けてしまうケースが考えられます。データベースの設計もそれなりの考え方があります。

例えば、システムを構築した人しかメンテナンスできないシステムだったら、その人がある日突然いなくなったらどうなるでしょう？大変なことになりますよね・・・

結論としては、初心者でもITシステムを構築することは可能ですが、必ずIT専門家のアドバイスを受けて、ITシステム構築の基本を押さえて構築した方がよいということです。

私は、EUC（End User Computing)を推奨しているので、どんどん一般ユーザの方に、自社のITシステムの構築をしていただきたいと思っています。それにはちゃんとIT専門家のアドバイスを受けるということが重要です！

 今回は、「業務パッケージ」を導入する時に考慮すべきことについて書きます。

「販売管理」、「顧客管理」、「在庫管理」、「給与管理」、「会計」など様々な「業務パッケージ」が世の中に出回っています。「業務パッケージ」は、自社専用に一から作るより価格が安く、早く運用を開始できるというメリットがありますが、安易に導入すると思わぬ落とし穴が存在します・・・

まず、業務パッケージを導入する場合に考慮すべきポイントを以下に書きます。
◎【機能性】～自社の業務にあった機能をもっているかです。たとえ、パッケージにある機能がなくとも自社の業務をパッケージの機能に合わせられればOKです。
○【操作性】～直感的に使いにくいもの・メニュー構成がわかりにくいものは避けた方が無難です。操作ミスなど運用に関わってくるからです。
○【データ容量】～そのパッケージで想定しているデータ量が自社のデータ量（現在と将来も含めて）を扱えるかです。すぐにパンクしそうであれば、余裕のある別のパッケージにしましょう。
◎【拡張性】～CSV形式などで外部にデータを書き出したり、逆に外部からデータを読み込める機能があると、他のシステムと連動できます。また、パッケージにない帳票などを自分で作成したりできるほか、将来的に別のシステムにリプレースする時にシステム内のデータを取り出すという点では重要なポイントです。
◎【保守性】～データをバックアップしたり、リストア（戻すということ）したりができないと、困ったことになります。例えば、パソコンがクラッシュした時に、バックアップをUSBなどの別のメディアに取っておけば、別のパソコンにパッケージをインストールして、データをリストアすれば運用を継続できますが、それができなければどうなるかを想像しただけで大変です・・・
○【価格】～全ての考慮点を検討して、総合的に見て決めましょう。間違っても、単に安いというだけで選んではいけません。逆に高くつくかも知れません・・・

さて、パッケージ導入時の考慮点はご理解いただけたと思いますが、最初に「安易に導入すると思わぬ落とし穴が存在します」と申し上げたように、これらの考慮点から外れた業務パッケージはいろいろな問題をはらんでいることがわかります。

上記の考慮点以外にも、「いつまでその業務パッケージを使うか？」ということもある程度想定しておいた方がよいでしょう。会社規模が大きくなってきて、その業務パッケージでは対応が難しくなるということも生じてきます。そうなる前に、別パッケージへのリプレースや自社開発を検討するようにした方がよいでしょう。

すでに、業務パッケージを導入されている会社もおありかと思いますが、もし、そのパッケージがこの考慮点から外れるようでしたら、いろいろなリスクがあることをご認識いただき、次に業務パッケージをリプレースする時には上記の考慮点をご参考にパッケージをお選びいただけたら幸いです。

 今回は、CRM（Customer Relationship Management)について書こうと思います。

CRMは「顧客満足度向上」と「企業利益拡大」を両立する経営手法ですが、ITを積極的に活用することで、より効果的に実現することができます。

大雑把に言えば、CRMは、既存顧客、いわゆる「お得意様」を大事にすることで、継続的な受注を獲得するという考え方ですが、その実施には「顧客情報データベース」が必要になります。

御社では、どのお客様が、どの店で、いつ、何を、どれくらいの頻度で、いくら購入しているかを１５分以内に資料として作成することができますか？

これらのデータは以下のような形でビジネスに活用できます。
・特に大事にしなければいけない上得意のお客様（頻度も購入金額も多い）を選定して、特別な提案をする。
・頻度の少ないお客様には、セールの案内（来店割引）やお誕生日割引など来店を促すような働きかけをする。
・購入されている商品から、シリーズの新製品案内や関連商品の提案をして、新規購入や購入単価アップをする。

エクセルでこういったデータを管理して、販促に活用しているというケースもあるかと思いますが、手作業で毎回資料を作成したり、顧客宛に１件ごとにメールやはがきを書くのは大変です。
だからこそ、これらをITシステムとして構築して、対象の顧客に自動的に案内のメールを出せるようにしたら、顧客も喜び、御社も楽に継続的な売上が上がるという、いわゆる「Win-Win」の関係が構築できるというわけです。

もちろん、ITシステムは単なる道具ですので、ITシステムさえ構築すればよいというわけではありません。
これらのITシステムの仕組みを利用して、効果的なプロモーションを展開する主体は御社です！

でも、こうすれば、IT活用がビジネスの活性化につながるのだということをお感じいただけたのではないでしょうか？

弊社では、上記のようなITシステム構築のご相談を無料で行っておりますので、少しでもご興味がございましたら、ホームページからお申し込み下さい。

今回は、一括受託契約における「ITシステム構築で考慮すべきこと」を書きたいと思います。

通常、一括受託契約で、ITシステムを新たに構築する時の手順は以下のとおりです。
１．要件定義
システムの目的、機能、入出力するデータ（ファイルや帳票等）、システムの使用者、納期、予算、運用方法、前提条件などをITシステムを依頼する業者に提示する為のドキュメントを作成します。
[考慮点]要件定義があいまいだとシステムの開発が始まってから、大きく仕様が変更になり、納期遅延や追加予算の発生などの問題が出てきます。

２．発注先の決定＆発注
コンペで発注先を決める場合は、複数の業者に要件定義書を提示して各業者の提案書と見積りをもらい、発注先を決定します。
[考慮点]この段階で業者から出てくる見積りは概算というレベルで、予算取りの為の見積りという認識でいた方がよいと思います。その為、見積りが多め、あるいは、少な目になっている可能性があります。業者によっては、見積り精度をあげるために仕様決定後に再見積もりをすることもあります。

３．システム設計～仕様・スケジュールの決定
決定した業者との打ち合わせを重ねて、業者に「仕様書」「スケジュール」を作成・提示してもらいます。この段階で初めて、システムの詳細（画面や帳票のイメージやプログラムの構成など）が見えてきます。
[考慮点]発注側は仕様書の内容をよく吟味して、開発にGOを出さなければなりません。ここで決まったことがシステムの完成形ですから、後で内容の変更や追加が必要になった場合、納期の遅延や追加予算の発生を招くばかりか、システムのバグの発生を招いたりします。それほど重要なステップです。また、スケジュールは想定外の事も発生することもあるので、余裕をもったスケジュールにしておいた方がよいでしょう。

４．システム開発（プログラミング）
業者がスケジュールに基づき、システムのプログラムを作成します。通常、複数の開発者がかかわる場合はサブ・システム（システムの機能毎のまとまり）ごとに並行して、システムを作成います。定期的な業者との打ち合わせで、その進捗やアウトプットを確認します。
[考慮点]業者からのアウトプットが実際に見えてくると、当初イメージしていたのと違うと感じることがあります。仕様書で提示されているものと違う場合は業者に指摘できますが、仕様書に提示されている通りであれば、業者には依頼しにくい状況です。ただ、発注側では業者のアウトプットを見て初めてその問題を認識することが多いのも事実です。システムにそれほど影響のない軽微な修正や追加であれば対応してもらえると思いますが、必須項目が足りないなどの問題は、データ構造にも関わってきますので、そのようなことがないよう「仕様書」の段階で十分チェックしておいた方がよいでしょう。

５．システムのテスト
システムの形ができてくると、業者側では当然テストをしますが、発注者側でのテストもしなければなりません。発注者側ではシステムの操作や使い勝手は勿論のこと、業務の内容に従い、現行のデータとシステムからのアウトプットが一致するかなどをすべて確認します。もし、想定した結果と違う場合は業者に指摘してプログラムを修正してもらいます。
[考慮点]このステップはシステムの完成度を高めるために非常に重要です。業者はプログラムの機能からの視点でプログラムをテストしますが、発注者は、業務の視点でプログラムをテストしてください。特に、部署や機能を跨るデータについて問題がないかを十分にテストしてください。テストが不十分だと後で苦労するのは発注者なのですから・・・

６．データ移行～並行稼働
プログラムにひととおり問題がない段階になると、本番稼働に向けて、現在進行形で発生するデータ（本番データ）をシステムに取り込まなければなりません。そして、現状の処理と本番データを使ったシステムの処理を並行稼働させて、結果の不整合がないかをチェックします。これで、問題が発生しなければ、晴れてシステムだけの運用（本番運用）が稼働できるのです。
[考慮点]システムをソフトランディングするための大事なステップなので慎重にチェックをしてください。
現行の処理とシステムへのデータの入力も同期をとって、並行して実施しないと意味がありませんので、並行期間中は手間が大変ですが、慎重に操作とチェックを実施してください。
もし、この段階で問題が発生したら、すぐに業者に対応してもらわなければなりません。小さな綻びも後で大変な結果に繋がることを肝に銘じてください。
７．本番運用
並行期間が無事終わり、システムに問題がなさそうなら晴れてシステムの本番運用となります。並行稼働していた従来の処理を中止して、システムのみの運用になります。
[考慮点]本番運用になってからでも、システムのバグが発見されることがあります。業者との契約で納品後のシステム不具合の無償対応期間が規定されている場合はその規定に従うことになります。通常、長くても6ヶ月程度です。それを過ぎると有償対応となりますので、納品後のシステムの運用に関しての問題は早めに業者に連絡してください。

８．全般
[考慮点]業者とのやり取りは、言った・言わないということの無いように、必ずドキュメントでやり取りしてください。できれば、メールではなく、Excelなどで案件台帳のようなものを作り、お互いに情報を共有できるようにしておいた方が問題点の把握や履歴がわかって、お互いに助かると思います。

以上、一括受託契約における「ITシステム構築で考慮すべきこと」を思いつくままに書きました。いろいろと発注側も大変だということを感じられたでしょうか？

弊社では、上記のような「一括受託契約」の問題点をなくすために、「定期契約」でのITシステム開発サービスをご提供しています。詳しくは、以下のページをご覧ください。

「定期契約型ITシステム開発」サービスのお知らせ

 いつの時代でも経営というものは厳しいものです。特に、中小企業の経営はいろいろな環境によって左右されることが多く不安定な状況にあると思われます。

さて、今日はそんな中小企業の経営者の皆様に耳寄りなお話です。しかも、それに気がついた経営者の方には今からでも実践できることです。

今のIT環境については、このブログの中で何度もお話させていただいておりますが、大切なことなので繰り返しお話しします。

今のIT環境は、①PCが高性能かつ低価格、②インターネットの発達、③低価格なクラウドサービスの充実などで、中小企業でもITの活用が十分にできる状況にあります。片や、大企業は、過去に自前で導入したIT環境の呪縛でそのシステムを捨てられずに困っている状況です。

少し前までは、ITシステムの導入というと、汎用コンピュータやサーバを空調設備を完備したコンピュータ室に設置して、そこに自社専用に開発したITシステムを導入して運用するというのが当たり前でした。

当然、そこには莫大な費用がかかります。（もちろんIT部門などの人件費もかかります。）大企業でなければ、そのような費用は捻出するのが難しかったはずですが、大企業はそんな費用をかけてでも、ITシステムを構築して、ビジネスに活用していた訳です。そういう意味で、当時は大企業に明確なアドバンテージがあったのです。

ところが、現在のIT環境に近づくにつれて立場が逆転しました。IT化が遅れていた中小企業は、そのことが幸いして、白紙の状態から自社のニーズに合った最適なIT環境を構築できるようになったのです。

今や、IT環境という意味では、中小企業も大企業に負けない時代になったのです。あとは、ITを活用したビジネスのやり方次第で、中小企業が大企業を凌ぐことも可能です！

そのためには、中小企業の経営者の方が、自社のIT活用について真剣に考えていただきたいと思います。
ITを有効活用できた会社が自社のビジネスを発展させることができるのです。

 夏も終わり、完全に秋になりましたね・・・
今日は、弊社の社名「合同会社オフィス・イーユーシー」の由来について書きたいと思います。

英語表記すると、「Office EUC LLC.」となります。

Office（事務所）をEUC(End User Computing)で元気にしたいという私の思いを込めました。

私は、「EUC」という考え方が、ビジネスでＩＴを使う究極的な姿であると考えています。
つまり、ユーザ（ビジネスでＩＴを使う人）がＩＴの操作やシステム（仕組み）を自分の業務（やりたいこと）に合わせて実施できることが、究極のＩＴシステムであるということです。

ＩＴシステムの構築を外注しても、自分のやりたいことを１００％伝えることは不可能です。それなら、自分のやりたいことを自分で解決することが究極の姿だと思いませんか？

ＩＴは、電卓や電話と同様にビジネスで使う単なる道具です。電卓の操作を外注する人はいません。電卓は自分で使うはずです。ＩＴも同様なのです。ただ、電卓より、少し頭を使わないといけないだけです。スマホを使いこなせる人なら簡単なはずです。

最近は、専門家に依頼しなくても簡単にＩＴシステムを使ったり構築したりできるのです。そのことを、中小企業の経営者の皆様にお伝えして、ビジネスを活性化していただきたくて、「合同会社オフィス・イーユーシー」を設立したのです。

こんな弊社ですが、皆様のお役に立てるよう頑張りますので、今後ともよろしくお願いいたします。

 会社で、一番使われているソフトは何か考えると、やはり、Excelではないでしょうか？
ちょっとした定形のフォーマットのドキュメントなども、WordではなくExcelで作ることが多い気がします。
Excelなら、計算式をうまく使って、自動的に文言を変えたり、自動計算させたりできますから。

そこで、今日は、そんなExcelに関するお薦めの本を２冊ご紹介します。

お薦め本①
題名：「日経BPムック　ビジネスExcel実践術」
定価：本体917円＋税
お薦めのポイント：Excelの小ワザが丁寧に解説してあって、新しい発見も多数あります。また、ビジネスでよく使う関数も事例を図解で丁寧に説明されているので初心者にもとてもわかりやすいです。

お薦め本②
題名：「日経BPムック　ビジネスプロフェッショナルのExcel術」
定価：本体1111円＋税
お薦めのポイント：こちらはビジネスでのプレゼン向けにいかにExcelを駆使してレポートをまとめるかという使い方を解説しているので、数字を取り扱う部門の方には特にお薦めです。統計分析結果をExcelで処理する方法などタメになることが詳細に書いてあります。こちらは①に比べて専門的なので、Excel中級レベル以上の方向けです。

Excelをいろいろと触っていると、奥が深いなぁと感じます。ご興味のある方はぜひ書店でご覧になってみてください。